Om du är intresserad av att veta vilka olika typer av allmänna handlingar som finns inom en viss kommunal verksamhet, kan du begära att få se dokumenthanteringsplaner och arkivförteckningar.

Vad är en allmän handling?
En handling kan vara ett pappersdokument, t.ex. ett brev. Men det kan också vara en s.k. upptagning. En upptagning är information som kräver ett tekniskt hjälpmedel för att uppfattas. Det kan var ett e-postmeddelande eller en ljud- eller videoinspelning.

För att en handling ska vara allmän krävs att den förvaras hos kommunen. Detta innebär att den ska finnas i kommunens lokaler eller att kommunen ska ha tillgång till handlingen via ett tekniskt hjälpmedel, t.ex. en dator. Handlingen ska var inkommen till myndigheten eller upprättad av myndigheten. En allmän handling är vanligtvis offentlig, d.v.s. vem som helst får ta del av den. Vissa handlingar kan vara sekretessbelagda, d.v.s. hemliga.

Vad finns i ett diarium?
I diariet finner du det mesta av den officiella kommunikation som sker mellan kommunen, medborgarna och andra myndigheter som till exempel inkommen och utgående post. Alla brev och handlingar, även e-post, som kommer in till en kommun är i regel offentliga och får, med vissa undantag, läsas av alla enligt tryckfrihetsförordningen.

Vissa ärenden/handlingar kan undantas från offentlighet enligt sekretesslagen. Det finns också regler i personuppgiftslagen som gör att vissa uppgifter om enskilda personer inte kan publiceras i kommunens diarier på internet.

Varje nämnd i kommunen har ett diarium som sköts av registrator. Det diarium som syns på Umeå kommuns webbsida  är en kopia av kommunens ordinarie diarium, och vissa uppgift är dolda, som;
- sekretssbelagda uppgifter
- personnummer
- namn i vissa fall
- känsliga personuppgifter
- andra uppgifter som kan vara intrång i en enskilds personliga integritet

Det som visas i diariet på webben är uppgifter om ett ärende, d.v.s. ett diarienummer som sätts för att man ska kunna hitta igen handlingar, datum när en handling kom till kommunen eller skickades från kommunen, från eller till vem en handling kommer eller har skickats samt en ärendemening som innehåller information om vad handlingen rör.

Inga enskilda handlingar kan läsas digitalt via kommunens webbdiarium.

Vill du ta del av allmänna handlingar, kontaktar respektive nämndskansli eller verksamhet.