Våra arkiv

KOMMUNALA ARKIV

Centralarkiv

Stadsarkivet är centralarkiv för Umeå kommuns verksamheter, d.v.s. förvaltningar, bolag och stiftelser. Kommunsammanslagningar genom åren har lett till att Umeå kommun omfattar upphörda kommuner. Som centralarkiv förvarar vi därför även arkiven efter de upphörda kommunerna.

Tidsgränser

År 1863 infördes den moderna kommunala organisationen i Sverige, och därför utgör detta år en huvudsaklig bakre tidsgräns för de samlingar som stadsarkivet förvarar. Någon bestämd främre gräns finns inte.

Tidpunkten för när arkivmaterialet ska levereras till stadsarkivet är normalt inte reglerad utan leveranserna sker vid behov eller efter överenskommelse med oss.

Dokumenthantering

Vårt centrala hjälpmedel för hantering av dokument kallas för dokumenthanteringsplaner. Stadsarkivet förvarar handlingar som enligt gällande dokumenthanteringsplaner ska bevaras för all framtid. Vi tar normalt inte emot gallringsbara handlingar, d.v.s. handlingar som inte ska arkiveras för all framtid. Sådana handlingar ska Umeå kommuns verksamheter förvara själva tills dess att handlingarna ska förstöras.

PRIVATA OCH DEPONERADE ARKIV

Privata arkiv

Förutom de arkiv som klassas som kommunala förvarar stadsarkivet privata arkiv, till exempel olika föreningars och företags arkiv. Med få undantag har dessa arkiv dock en koppling till kommunen.

Deponerade arkiv

Vi förvarar dessutom arkiv som har deponerats. Kommunen äger inte dessa arkiv, utan förvarar dem bara enligt ett upprättat avtal. Tillgängligheten till dessa arkiv kan vara begränsad. Exempel på deponerade arkiv:
- Stiftelsen Umeå Waldorfskola.
- Vännäs landskommun och Vännäsby municipalsamhälle.
- Stiftelsen Regementsmuseet.

SÖKNING I ARKIVSYSTEM

På stadsarkivet använder vi ett IT-baserat arkivsystem för registrering av allmän information om våra arkiv (beståndsinformation) och deras innehåll (arkivförteckningar).

Från 2007 kan alla kostnadsfritt söka i vårt arkivsystem på Internet, www.visualarkiv.se. Vi kommer löpande att publicera arkivförteckningar - i första hand upphörda arkiv. Arkivmaterial från ännu existerande verksamheter och material som vi ännu inte hunnit ordna och förteckna kommer du inte att kunna söka på Internet.

För exakta besked om vilket arkivmaterial som förvaras i stadsarkivet, ta kontakt med oss så hjälper vi dig!

Från 2010 har vi även börjat skanna vissa handlingar för publicering i Riksarkivets bilddatabas (SVAR) på www.svar.ra.se.