Startsida Umeå kommun

Elektronisk handel (e-handel)

För avtalsleverantörer

E-handel resulterar i hög avtalstrohet då kommunens anställda lotsas att beställa från leverantörer som har ramavtal med kommunen. Dessa leverantörer samlas i e-handelssystemet vilket gör det lättare för kommunens beställare att hitta rätt leverantör och rätt pris. Systemet ger också underlag för statistik över vad som inhandlas i kommunen och vilka inköpsbehov som finns. För leverantörernas och företagens del ger e-handelssystemet möjlighet till ett elektroniskt skyltfönster, där varor och tjänster kan visas upp på ett attraktivt sätt med bilder och bra sökord.

Företag och leverantörer som har ramavtal med Umeå kommun ska ha möjlighet att ta emot en elektronisk order och skicka elektroniska fakturor. Umeå kommun erbjuder flera olika lösningar för detta till sina leverantörer.

Det enklaste sättet är en anslutning där order skickas med e-post och kostnadsfri tillgång till en webbportal, där leverantören kan skapa en elektronisk faktura. Detta sätt tillhandahålls av kommunen och gör därmed att leverantören inte behöver investera i något system.

Avtalsleverantörer kan ansluta på följande sätt:

  • Egen EDI lösning. Leverantören integrerar sitt affärssystem med Visma Proceedo. Ta kontakt med inkopsprocessen@umea.se för anslutning.

 

  • Supplier Center (Leverantörsportalen). En kostnadsfri tjänst för att ta emot order, skicka ordersvar, skicka faktura samt ladda upp katalog. Ta kontakt med inkopsprocessen@umea.se för att få inbjudan till Leverantörsportalen.

Elektronisk faktura

Som leverantör till Umeå kommun kan ni effektivisera er fakturahanteringsprocess genom att skicka elektroniska leverantörsfakturor till oss. Förutom att spara på porto och brevpapper gör ni även en insats för miljön. Att skicka elektroniska fakturor är varken krångligt eller dyrt.

Umeå kommuns leverantörer kan skicka elektroniska fakturor på flera sätt

  • EDI Fulltextfaktura. Leverantören integrerar sitt fakturasystem med Visma Proceedo. Ta kontakt med inkopsprocessen@umea.se för anslutning.

 

  • Om ni är kopplade till Visma Proceedo/Commerce, InExchange, Pagero, Opus Capita (före detta itella) eller annan leverantör av e-faktura, kan ni skicka e-fakturor i svefakturaformat via standardkanalen.

 

  • Supplier Center – endast för avtalsleverantörer. Här registrerar ni själva er e-faktura via Visma Proceedo Supplier Center (kostnadsfri anslutning). Ni behöver vara registrerad kund hos Visma Commerce för att kunna använda tjänsten, är ni inte det ta kontakt med inkopsprocessen@umea.se. Vi hjälper dig som leverantör med detta.

Fakturareferens

För att fakturan ska komma till rätt mottagare och bli betald i rätt tid måste ni uppge ordernummer och/eller fakturareferens. Umeå kommuns fakturareferenser består av sex bokstäver och ev två siffor, ex LENBOG02. Vid beställningen ska beställaren uppge giltig referens som ska framgå på fakturan.

Elektroniska fakturor som skickas till Umeå kommun ska innehålla följande fält

  • Fakturanummer och/el OCR-nummer
  • Fakturadatum
  • Förfallodatum
  • Fakturareferens hos Umeå kommun
  • Vårt ordernummer (om order mottagits via vårt ordersystem så ska ordernumret, UK eller T följt av ett löpnummer ex. UK000097 eller T3521_11 returneras i ordernummerfältet)
  • Vad fakturan avser (mängd, art) och vilken period varan eller tjänsten omsatts
  • Nettobelopp
  • Momsbelopp (mervärdesskatt) i kronor per momssats och totalt för fakturan
  • Momssatsen % ska anges
  • Totalbelopp
  • Kundens (Umeå kommuns) namn och adress
  • Kundens (Umeå kommuns) organisationsnummer/VAT nummer
  • Leverantörens organisationsnummer
  • Leverantörens VAT-nummer
  • Leverantörens namn och adress
  • Leverantörens organisationsnummer
  • Leverantörens referens
  • Leverantörens bankgiro/plusgiro eller bankkontonummer (clearing och kontonummer)
  • Om omvänd byggmoms gäller ska det framgå
  • Om leverantören är godkänd för F-skatt ska det framgå på fakturan

Har ni frågor kring olika lösningar?

Är ni intresserade av att ta del av våra erfarenheter och vill diskutera olika lösningar utifrån era förutsättningar? Kontakta inkopsprocessen@umea.se

Specifikation för anslutning till Umeå kommuns e-handelssystem

Detta dokument är en sammanställning av de tekniska meddelandetyper som kan komma att vara aktuella i en E-handelsanslutning och ska användas vid upphandlingar av varor och tjänster inom Umeå kommun där leverantörer ska inkluderas i inköpssystemet, Visma Proceedo.

Kommunikation

Faktura-, order-, orderbekräftelse-, leveransavisering-, och katalogintegrationer baseras på FTP eller HTTPS kommunikation. Filer kan även postas manuellt via Visma Proceedo Supplier Center™.

Katalog

En elektronisk katalog innehållande avtalat sortiment kan baseras på Proceedo formaten PRO FF V6 (Egenhanterad), PRO XML V6, Svekatalog, Peppol BIS, Peppol BAS eller EDIFACT D96 (PRICAT).

Punch-Out

Integration mellan web-shop och Proceedos inköpsmodul baseras på OCI (3.0, 4.0), Visma Proceedo cXML format eller SFTI Punch-Out.

Inköpsorder

Order kan sändas via e-post/fax eller integrerat till leverantörens orderhanteringssystem baserat på EDIFACT D96 (ORDERS), cXML, xCBL 3.5 eller SFTI Sveorder.

Ordererkännande/Orderbekräftelse

Visma Proceedo stödjer integrerad ordererkännande/orderbekräftelse baserad på EDIFACT D96 (ORDRSP) eller xCBL format. Orderbekräftelser kan även manuellt skapas i Supplier Center™.

Leveransavisering

Visma Proceedo stödjer integrerad leveransavisering baserad på EDIFACT D96 format (DESAVD).

E-Faktura

Det finns ett antal alternativ för elektronisk fakturering.

Umeå kommun tar emot e-faktura via Pagero i svefakturaformat.

Standardkanalen.

Kommunen kan erbjuda leverantören att använda Visma Proceedo Supplier Center™ för skapande av webbfakturor.

Leverantören kan även integrera sitt faktureringssystem med Visma Proceedo baserat på formaten Fulltextfaktura, Svefaktura, cXML, FINVOICE, e2b XML (Norsk standard), OIO XML (Dansk standard) OIO UBL eller EDIFACT D96.


Kontakt

Umeå kommun
Skolgatan 31A
901 84 Umeå
090-16 10 00

Kontaktvägar
Felanmälan
Förslag, synpunkter

Genvägar

Sök på umea.se/kommun

Umeå är en kulturstad i Europa. Här finns två universitet, ett livskraftigt näringsliv och ett attraktivt utbud av kultur och fritid.
Umeå kommun är regionens största arbetsgivare. Med gemensamma krafter skapar vi välfärd och samhällsnytta för kommunens invånare.