Processen har bestått av ett ekosystem av aktiviteter där varje aktivitet bygger vidare på insikter från utfallet av den föregående. Syftet med systemutvärderingen är att förbättra förutsättningarna för nyttorealisering. Det sker när vi tar vara på det lärande som sker på individ- och gruppnivå och gör det tillgängligt för hela organisationen. På det sättet säkerställer vi att erfarenheterna – bra och dåliga – tas tillvara och lever vidare.
Systemutvärderingen säkerställer att viktiga lärdomar delas i organisationen. Det gör att kunskapen inte försvinner med enskilda medarbetare. Det gör det möjligt för fler att bygga vidare på det som var framgångsrikt och undvika fallgropar som blev synliga under arbetet i projektet. Vi granskade projektdokument, genomförde en intervjustudie med såväl styrgrupp, arbetsgrupp och deltagare samt höll ett gemensamt seminarium. Dessa aktiviteter kastade ljus på både på projektets styrkor och risker. Det blev ett sätt säkerställa att även den kunskap som inte inkluderats i de formella leveranserna dokumenterades och lever vidare.
Utvärderingen var även ett sätt att utveckla rekommendationer och policyimplikationer utifrån kunskapen som skapats i projektet. Att såväl Umeå kommun och andra svenska kommuner ska kunna dra nytta av lärdomarna var en viktig del av projektets måluppfyllelse.