Steg 5: Systemutvärdering
Processen har bestått av ett ekosystem av aktiviteter där varje aktivitet bygger vidare på insikter från utfallet av den föregående. Syftet med systemutvärderingen är att förbättra förutsättningarna för nyttorealisering. Det sker när vi tar vara på det lärande som sker på individ- och gruppnivå och gör det tillgängligt för hela organisationen. På det sättet säkerställer vi att erfarenheterna – bra och dåliga – tas tillvara och lever vidare.
Input
- Erfarenheter från processen
Vad
Systemutvärderingen säkerställer att viktiga lärdomar delas i organisationen. Det gör att kunskapen inte försvinner med enskilda medarbetare. Det gör det möjligt för fler att bygga vidare på det som var framgångsrikt och undvika fallgropar som blev synliga under arbetet i projektet. Vi granskade projektdokument, genomförde en intervjustudie med såväl styrgrupp, arbetsgrupp och deltagare samt höll ett gemensamt seminarium. Dessa aktiviteter kastade ljus på både på projektets styrkor och risker. Det blev ett sätt säkerställa att även den kunskap som inte inkluderats i de formella leveranserna dokumenterades och lever vidare.
Utvärderingen var även ett sätt att utveckla rekommendationer och policyimplikationer utifrån kunskapen som skapats i projektet. Att såväl Umeå kommun och andra svenska kommuner ska kunna dra nytta av lärdomarna var en viktig del av projektets måluppfyllelse.
Output
- Genomförd intervjustudie och gemensamt lärandeseminarium
- Skriftliga slutsatser och rekommendationer angående fortsatt förhållningssätt
- Sammanställning i presentationsformat
Tips
- Vi såg ett stort värde med att en utomstående part stod för planering, genomförande och analys med koppling till teori. För det första minskar det risken för bekräftelsebias och säkerställer en opartisk granskning. För det andra vidgar det perspektivet ytterligare genom att säkerställa teoretisk höjd. Detta är något vi råder andra i liknande sits att överväga.
- En utmaning när det gäller att utvärdera kunskapsprojekt är att ju mer vi lär oss desto mer inser vi att vi inte vet. Det kan göra det missvisande att låta deltagare själva skatta sin kunskapsnivå på en skala före och efter projektet. En kvalitativ utvärdering med intervjuer är mer konstruktiv och ändamålsenlig. Ett sådant tillvägagångssätt underlättar att gå från insikt till handling. Ett ytterligare värde med ett sådant här upplägg är att det har potential att utgöra ett tillfälle för flera personer att lyfta blicken och reflektera på ett högre plan – något som kanske inte görs regelbundet i alla forum.
- Tänk på att många erfarenheter kan vara resultatet underliggande förutsättningar och strukturer i organisationen. Det är inte säkert att allt som kommer fram går att härleda endast till det specifika projektet.
- Denna typ av uppdrag kan med fördel initieras redan vid uppstart av projektet. Då möjliggör du ett kontinuerligt lärande som organisationen har nytta av direkt. Det kan vara mer gynnsamt än att insikterna endast ska leva kvar till framtida satsningar.
