Bakgrund/nuläge

Ett allt större lokalbehov på stadshusområdet har medfört brist på arbetsplatser. Problemet har under lång tid lösts genom förtätning, det vill säga fler arbetsplatser på samma yta. I flera fall är lokalerna trånga och dåligt anpassade, ett exempel är Restaurang Översten längst upp i stadshuset. Det finns också brister när det gäller ventilations- och värmesystem som måste åtgärdas för att undvika problem för både byggnader och arbetsmiljö.

Fastighet har tillsammans med verksamheterna sett över lokalbehoven nu och i framtiden, tagit reda på hur många besök verksamheterna tar emot och utrett möjliga samordningsvinster. Det finns behov av fler möteslokaler och 32 arbetsplatser det närmaste året, inom några år är behovet 113 nya arbetsplatser. Utredningen har resulterat i en plan för att lösa lokalbehoven, skapa bra arbetsmiljö och bättre förutsättningar för samverkan.

— Vi står hur som helst inför stora investeringar på stadshusområdet. Med det förslag som nu är framtaget får vi mycket för pengarna, alternativet kostar nästan lika mycket, säger Mikael Öhlund, stadsdirektör.

Förslag på förändringar på stadshusområdet:

En ny tornformad byggnad med kontorsarbetsplatser byggs på den nuvarande parkeringen öster om stadshusets annex.

Kommunikationen mellan stadshuset och annexet förbättras genom att förbindelsen mellan dem byggs i tre plan. Tillbyggnaden ska bland annat innehålla kommunikationsytor och centralt placerade mötesrum.

Stadshusområdets kök och servering flyttar till den gamla gymnastikhallen, som i dag är en ledig lokal.

En ny förbindelsegång byggs i luften mellan stadshuset och gymnastikhallen för att underlätta kommunikation med och utrymning från gymnastiken.

Lättare att samarbeta och ta emot besök

Förslaget innebär också att flera verksamheter flyttar till andra lokaler inom området. Det ska underlätta kommunikation och samverkan mellan verksamheter, en viktig del av den pågående samordningen av kommunens organisation, och bidra till att verksamheterna använder arbetsplatser och lokaler på ett optimalt sätt. Det ska också underlätta för medborgare att hitta rätt. Verksamheter som tar emot många besök placeras i första hand vid entréer och i markplan.

Förslaget innebär en investering på 168 miljoner kronor och en kostnadsökning på totalt 9,5 miljoner kronor. Alternativet som också har diskuterats är att så få verksamheter som möjligt flyttar inom området. Den nya byggnaden och flytten av restaurang och servering till gymnastikhallen ingår också i detta alternativ, men i övrigt innebär det bara nödvändiga åtgärder, utan att samverkansvinster och optimal placering av verksamheter prioriteras. Det skulle kosta nästan lika mycket, en investering på 146 miljoner kronor och en kostnadsökning på 9,7 miljoner kronor.

Vad händer nu?

Politikerna i arbetsutskottet har gett klartecken till att gå vidare med förslaget. Nu återstår att i budgetberedningen se hur kostnaderna kan rymmas i budgeten. Fastighet ska också utreda hur förslaget närmare påverkar hyreskostnaderna för nämnderna och deras verksamheter samt ta fram en tidplan för projektet.

Kommunikationens syfte

Minska oro inför förändringar.

Tydliggöra skeenden.

Minska antalet frågor till projektledningen hos Fastighet.

Skapa positiva känslor/attityder inför förändringarna i Stadshusområdet.

Mål och strategi

Mål

[Text]

Strategi

[Text]

Mål	Strategi
[Text]	[Text]

Målgrupper/användare/aktörer

[Text]

Primära

[Text]

Sekundära

[Text]

Budskap

Vad ska kommuniceras

[Text]

Huvudbudskap och eventuellt kompletterade budskap

[Text]

Budskap för olika målgrupper

[Text]

Kanaler

Tänkbara kanaler

[Text]

Mediaplanering

[Text]

Tids- och aktivitetsplan

[Text]

Tidpunkt	Kommunikationsinsats, aktörer/målgrupper	Budskap	Kanal	Ansvarig
[Text]	[Text]	[Text]	[Text]	[Text]

Uppföljning

[Text]

Kommunikationsbudget

[Text]

Kostnadsposter	Budgeterad kostnad
Personalkostnader
Material, tryckkostnader
Utbildning
Resor
Konsultarvoden
Annonsering
Övriga kostnader
Summa:

Resurser

[Text]

Erfarenheter

[Text]

Bilaga 1 SWOT-analys

Strengths – Weaknesses – Opportunities - Threats

S Styrkor [Text] W Svagheter [Text] O Möjligheter [Text] T Hot [Text] Hjälper att nå målen Hindrar att nå målen Interna egenskaper Externa företeelser

Bilaga 2. Tid- och aktivitetsplan

Tidpunkt	Kommunikationsinsats	Målgrupp/aktörer	Budskap	Kanal	Ansvarig