Syftet med det här dokumentet är att vara ett stöd vid planering av kommunikationsinsatser. Kommunikationsplanen bör tas fram i samarbete med ansvarig kommunikatör.

Kommunikationsplanens alla rubriker behöver nödvändigtvis inte användas utan dokumentet kan anpassas efter den aktuella kommunikationsinsatsens behov.

Bakgrund/nuläge

Beskriv bakgrund och anledning till den planerade kommunikationsinsatsen. Analysera projektet, processen, förändringen, problemet, aktiviteten etc. som ska kommuniceras. Beskriv andra företeelser inom organisationen/omvärlden som kan vara av betydelse.

Verksamheten X kommer att flytta till nya lokaler och medarbetarna får nya arbetsuppgifter. Vi kan använda tidigare erfarenheter från en liknande verksamhet som flyttade till nya lokaler förra året med lyckat resultat. Andra delar vi ska ha med oss är att personalen just nu har en ökad arbetsbelastning på grund av att tre av de mest erfarna medarbetarna nyligen slutat, vilket gör att ett förändringsarbete kan upplevas som betungande.

Definitioner

Finns särskilda begrepp, företeelser, namn, förkortningar eller sammanhang som måste beskrivas eller förklaras.

Det nya huset kallas Trion, inte Storsjöskolan.

Kommunikationens syfte

Beskriv syftet med kommunikationen. Varför ska vi kommunicera och vad ska vi uppnå? Syftet ska vara övergripande och kopplat till projektets/verksamhetens/aktivitetens/förändringens syfte.

Syftet med kommunikationen är att bidra till att flytten genomförs så smidigt som möjligt.

Mål och strategi

Mål

Beskriv de konkreta resultat som kommunikationen ska uppnå. Målen kan vara kvantitativa och kvalitativa. Målen bör vara kopplade till projektmål/aktivitetsmål/verksamhetsmål.

Målen kan indelas i:

Kunskapsmål – vad målgruppen ska kunna. Kan finnas på en skala mellan ”känna till” och ”kunna räkna upp, veta, förstå”.

Attitydmål – vad målgruppen ska tycka. Kan finnas på skalan mellan ”tolerera” och ”älska”.

Motivationsmål – vilken motivation ska målgruppen ha. Kan finnas på en skala mellan ”tänka sig att göra” till ”kämpa för”.

Beteendemål – vad målgruppen ska göra. Kan finnas på skalan från ”pröva en gång” till ”alltid göra”.

Ibland kan det vara lämpligt att sätta upp så kallade SMARTa mål:

Specifika – det ska vara tydligt vad som ska uppnås.

Mätbara – besluta hur målen ska mätas. Är det i kostnad, tid, kvalitet, upplevd, nöjdhet, etc.?

Accepterade – målen ska vara förankrade hos alla som är inblandade.

Realistiska – det ska vara faktiskt möjligt att uppnå målen. Det måste finnas tillräckligt med realistiska förutsättningar att nå dem.

Tidsbestämda – det ska finnas en tydlig start- och slutpunkt.

Se exempel i tabell nedan, under kapitel 4.2 Strategi.

Strategi

Beskriv hur kommunikationen ska genomföras för att nå målen. Koppla den till kommunikationsbehov och förutsättningar. Alla projekt har risker och framgångsfaktorer. En del av riskerna kan motverkas genom en genomtänkt kommunikation.

Vad kan motverka kommunikationsmålen. Vilka hinder finns? Konkurrenter?

Vilka risker med projektet behöver kommuniceras eller tas om hand innan problem uppstår?

Vad kan medverka, vilka andra lyckade kommunikationsinsatser kan man använda sig av?

Finns det några personer som är särskilt viktiga för att projektet ska kommuniceras på bästa sätt?

Ett sätt att arbeta fram strategin är att utgå från en SWOT-analys (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). Tänk igenom styrkor, svagheter, möjligheter, hot för kommunikationen. Se bilaga 1.

Mål	Strategi
Medarbetarna ska känna sig delaktiga i processen och förstå varför förändringen behöver genomföras.	Genom att berätta om bakgrunden till förändringen. Genom att involvera medarbetarna i planeringen av flytten.
Alla medarbetare ska om två veckor känna till varför förändringarna genomförs.	Genom att sprida informationen på APT, intranät, nyhetsbrev, ledarens blogg.

Målgrupper/användare/aktörer

Definiera målgrupper, aktörer, intressenter och nyckelpersoner (interna, externa)

Vilka är aktörer/målgrupper? Var befinner de sig?

Vilken situation befinner de sig i? Hur ser kommunikationen ut idag? Vad kan de, vad kan de inte? Vilka är deras förutsättningar?

Finns det primära och sekundära aktörer? Ska några grupper/individer prioriteras?

Ska vi kommunicera olika saker till olika grupper/individer? Behöver vissa målgrupper mer information än andra?

Primära

Medarbetare i de direkt berörda verksamheterna, cirka 40

Sekundära

Övriga medarbetare i verksamheten: cirka 350

Fackliga organisationer

Brukare

Övriga kommunmedborgare

Massmedier

Cirka tio av medarbetarna har deltagit i en planeringsgrupp och är väl insatta i förändringen. Av övriga 30 har 20 deltagit i ett kortare informationsmöte. Tio av medarbetarna har inte kunnat få information från ledningsgruppen, på grund av semester, sjukdom eller annan orsak. Facken har suttit med i planeringsgruppen. Endast ett fåtal brukare känner än så länge till den planerade förändringen.

Budskap

Vad ska kommuniceras

Budskapet ska först och främst svara på frågorna Vad och Varför? Men också Var? Hur? När? Vem? (Vid behov finns Budskapsverktyg till hjälp)

Förändringarna genomförs därför att många av medarbetarna är splittrade mellan olika arbetsuppgifter och behöver stärka sin kompetens inom vissa specialområden. Vi ser därför en omfördelning av arbetsuppgifter och en flytt som bra lösningar. I och med flytten kommer vi att kunna samverka i högre grad. Förändringarna genomförs senast XX månad. Ansvariga är NN och NN.

Huvudbudskap och eventuellt kompletterade budskap

Vi vill skapa en bättre arbetssituation för våra medarbetare. Vi kommer att flytta verksamheten till nya lokaler.

Budskap för olika målgrupper

Ibland krävs att man formulerar budskap för olika målgrupper. Tänk på:

Ton och tilltal

Målgruppens engagemang – rationell information fungerar för den redan intresserade, emotionell för den mindre intresserade.

Andra språk – fundera på om kommunikationen behöver översättas till andra språk. Tänk på att Umeå kommun har särskilda skyldigheter att tillhandahålla information på samiska och finska i och med lagen om nationella minoriteter och minoritetsspråk.

För medarbetarna ska fokus ligga på de förbättringar som flytten innebär. Budskapen ska bidra till en känsla av framtidstro. Tilltalet ska vara personligt och enkelt. Brukarna måste informeras om att servicen kan bli något försämrad under veckorna då flytten sker men att de nya lokalerna kommer att underlätta servicen i framtiden. Fokus ska ligga på fakta om när flytten kommer att ske och var de ska vända sig under tiden. Tilltalet ska även gentemot brukarna vara personligt och enkelt.

Kanaler

Tänkbara kanaler

Räcker befintliga kanaler (personaltidning, intranätet, externwebben, sociala medier, nyhetsbrev, arbetsplatsträff, annonser, kommunens affischtavlor, digitala annonser etc.) eller behövs särskilda/nya kanaler (nyhetsbrev, nya webbsidor, mejlsändlistor, seminarier, broschyr, affischer, etc.)?

Tänk igenom vad som är viktigt vid kommunikationsinsatsen när det gäller:

Räckvidd

Selektivitet

Snabbhet

Uppmärksamhet

Verkningsgrad

Kostnad

För medarbetarna: arbetsplatsträffar. För brukarna: brev direkt hem till dem kompletterat av en liten informationsfolder. Information ska läggas ut på verksamhetens intranät varje vecka. Vi skriver om förändringens olika etapper i Insidan vid två tillfällen. Pressmeddelanden kommer att gå ut om två veckor.

Mediaplanering

Beskriv eventuell särskild mediaplanering. Beskriv vad media behöver veta (bakgrund, tidplan, vem uttalar sig).

Efter en uppföljning för att säkerställa att frågan tagits upp på samtliga arbetsplatsträffar vecka X kallar vi till en presskonferens. På denna medverkar NN, NN och NN. I samband med presskonferensen skickar vi ut pressmeddelande 1 som nämns ovan och lägger det både på intranätet och på umea.se. Media behöver en mycket kortfattad ekonomisk redovisning av verksamhetens kostnader för den senaste två åren och en sammanfattning av aktivitetsplanen, bilder på det nya området, samt en beskrivning av medarbetarnas yrkesområden. särskilt yrkena X och Y är okända bland allmänheten. Kontaktuppgifter till NN och NN är också viktiga.

Tids- och aktivitetsplan

Ange planerade kommunikationsinsatser (budskap och målgrupp), datum de beräknas vara klara samt en kortare beskrivning av dem. Gäller kommunikationsplanen för en längre tid är det bra att dela upp aktiviteterna månadsvis. Den kan lämpligen skapas som en egen bilaga då den kommer att uppdateras oftare än kommunikationsplanen i sin helhet. (se bilaga 2)

Tidpunkt	Kommunikationsinsats, aktörer/målgrupper	Budskap	Kanal	Ansvarig
Maj-juni 2012	Internt informationsmöte om flytten till Trion.	Vi vill skapa en bättre arbetssituation för våra medarbetare. Vi kommer att flytta verksamheten till nya lokaler.	Informationsmöte	Verksamhetsledare

Uppföljning

Beskriv hur kommunikationen ska följas upp. Har vi uppnått våra kommunikativa mål? Frågor som bör ställas är:

Vad måste jag undersöka?

Vad vore intressant att undersöka?

Vad har jag råd att undersöka?

När behöver jag svar?

Som minimum bör vi ta reda på:

Har informationen distribuerats och tagits emot på rätt sätt?

Har informationen varit tydlig, relevant och korrekt?

Är informationen förstådd och har den täckt behoven?

80 % av alla anställda har känt sig delaktiga i processen. 100% känner till varför vi flyttar. Genomför enkät och intervjuer en månad in efter flytten.

Kommunikationsbudget

Ange kostnader och investeringar kopplade till kommunikationsplanen.

Kostnadsposter	Budgeterad kostnad
Personalkostnader
Material, tryckkostnader
Utbildning
Resor
Konsultarvoden
Annonsering
Övriga kostnader
Summa:

Resurser

Specificera vilka personalresurser som krävs för insatserna. Kommunikatör samt resurser från verksamhet.

20 timmars insats från kommunikatör under perioden.

10 timmars insats från enhetschef.

Erfarenheter

Fylls i av efter avslutad kommunikationsinsats. Beskriv erfarenheter/reflektioner som är relevanta att ta med sig i kommande kommunikationsinsatser.

Bilagor

Bilaga 1 SWOT-analys (Strengths – Weaknesses – Opportunities – Threats)

Använd gärna SWOT-analysen som stöd i din kommunikationsplanering. Tänk igenom styrkor, svagheter, möjligheter och hot för kommunikationen.

S Styrkor Engagerade, informella ledare Etablerade kommunikationskanaler W Svagheter Ökad arbetsbelastning pga personaluppsägningar O Möjligheter Goda erfarenheter från liknande projekt i andra verksamheter som kan hänvisas till T Hot Leverantörer försenar flytten vilket kan skapa ytterligare osäkerhet och försvåra kommunikationen Hjälper att nå målen Hindrar att nå målen Interna egenskaper Externa företeelser

Bilaga 2. Tid- och aktivitetsplan

Ange planerade projektleveranser, datum de beräknas vara klara samt en kortare beskrivning av dem. Gäller kommunikationsplanen för en längre tid är det bra att dela upp aktiviteterna månadsvis.

Tidpunkt	Kommunikationsinsats	Målgrupp/aktörer	Budskap	Kanal	Ansvarig