Vägledning för projekt och om projektbeskrivning

Första sidan innehåller information om hur du fyller i projektbeskrivningen. När du har gjort klart beskrivningen, radera den rödmarkerade texten, stödtext, eventuella kommentarer och annat innehåll som inte ska vara med.

Att tänka på

Rubrikerna på följande sidor är exempel på områden som bör beskrivas. Vilka rubriker och underrubriker som ska användas avgörs av projektets omfattning och behovet.

Riktlinjer för projekt i Umeå kommun finns på intranätet:
Dokument och styrning/Dokument-, språk och ärendehantering.

Användning av projektbeskrivning

Som underlag för beslut om att genomföra ett projekt ska det finnas en projektbeskrivning som i korthet presenterar uppdraget. Beskrivningen ska fastställas av nämnd eller annan beslutsinstans beroende på projektets omfattning och finansiering.

Projektbeskrivningen sammanställs utifrån de direktiv eller det uppdrag som ligger till grund för att starta ett projekt. Beskrivningen kan också vara ett underlag för beslut om en förstudie för något som eventuellt ska genomföras senare.

Registrering och dokumentation av projekt

När beslut om direktiv och budget finns ska projekt alltid registreras i lämplig form i ett diarium eller på något annat sätt som förvaltningen har beslutat om. Det är oavsett om beslut har fattats av en nämnd eller en tjänsteman med stöd av delegation.

All dokumentation som behövs för att kunna följa projektet ska lagras på ett gemensamt ställe så att alla deltagare enkelt kan tillföra och ta del av dokument, och så att det enkelt går att följa upp projektet.

Om man har diariefört ett projekt, men sedan väljer att lagra löpande dokumentation på ett annat ställe under projekttiden, är det projektledarens ansvar att se till att den dokumentation som ska sparas diarieförs i samband med att projektet avslutas.

Projektbeskrivning för [Projektets namn]

Projektinformation

[Projektinformation ska alltid finnas med, men fylls i lämplig omfattning.]

Titel:	[Projektnamn]
Projekt:	[Huvudprojektets namn]	Diarienr/idnr: [XX]
Delprojekt:	[Delprojektets namn]	Idnr: [XX]
Beställare:	[Nämnd/förvaltning/person]
Version:	[0.0]
Upprättad av:	[Förnamn Efternamn]	Datum: [20XX-XX-XX]
Godkänd av:	[Förnamn Efternamn]	Datum: [20XX-XX-XX]
Projektets webbplats:	[Sökväg/länk till eventuell projektplats på intranätet]

Förändringshistorik

[Förändringshistorik är viktig för att kunna följa ändringar och för att se att man har rätt versionen av dokumentet.]

Version:	Datum:	Förändringsorsak:	Signatur:
[0.1]	[20XX-XX-XX	[Första utkastet]	[Förnamn Efternamn]
[0.8]	[20XX-XX-XX]	[Tillägg efter ledningsmöte]	[Förnamn Efternamn]
[1.0]	20XX-XX-XX]	[Fastställt av styrgrupp]	[Förnamn Efternamn]
[1.1]	20XX-XX-XX]	[Reviderat av styrgrupp]	[Förnamn Efternamn]

Relaterade dokument

Version:	Datum:	Benämning:	Beslutsinstans:
[20XX-XX-XX]	[Rapport från förstudie av X]	[Stadsdirektör]
[Beslutsversion]	[20XX-XX-XX]	[Inriktningsmål och handlingsplan för X]	[Nämnd]

Bakgrund

[Beskriv kortfattat och översiktligt bakgrunden till projektet. Beskriv även vilka behov som finns eller vilka problem som behöver lösas. Beskriv också eventuella kopplingar till eller avgränsningar mot andra projekt.]

Uppdragsgivare/beställare

[Ange uppdragsgivare/beställare, Det ska finnas en uppdragsgivare/beställare för alla projekt som bedrivs i Umeå kommun. Uppdragsgivaren kan vara en styrelse, en nämnd eller annan ansvarig person inom en verksamhet. Om ett projekt genomförs i samarbete mellan flera nämnder ska en huvudansvarig nämnd utses.]

Syfte och mål

[Vad ska uppnås? Beskriv vilken/vilka effekt/effekter projektet ska ge, till exempel goodwill, stärkt gemenskap, färre fel, kostnadseffektiv hantering med mera.

Beskriv gärna i punktform, men så tydligt uttryckt att resultatet går att följa upp och mäta.

En processkartläggning kan bifogas som kompletterande underlag för att beskriva effektmål, om det är adekvat för projektet.]

Tidplan

[Ange tidplan med beräknade tider för start och avslut, och planerade tidpunkter och målgrupper för eventuella delrapporter, remisser, slutrapport med mera.]

Resurser, budget och finansiering

[Innan uppdragsgivaren beslutar om budget ska en investerings- och verksamhetskalkyl göras, som ger uppdragsgivaren möjlighet att ta ställning till projektets förväntade effekter.

Ange projektets totala resursbehov och finansiering. Det är viktigt att redan här, så långt det är möjligt, beskriva vilka resurser som behövs i projektet i form av utrustning, lokaler, externa tjänster med mera.]

Projektorganisation

[Följande funktioner används i projektet utifrån projektets typ och omfattning:

projektledare

styrgrupp

projektgrupp

referensperson/referensgrupp

delprojektledare/grupper

övriga projektmedarbetare

kommunikatör

Mer om de olika rollerna finns i Riktlinjer för projekt, se ovan.]

Slutrapport och övertagandeansvar

[Beskriv till vem projektet ska avrapporteras.

Hur ska det arbete/resultat som utförts i projektet införlivas, implementeras och förvaltas när projektets är slut? Vem ska göra det?

Om det finns uppfattningar eller förslag om det redan när projektet startar ska det beskrivas. Om det ännu inte är klarlagt när projektet startar ska det framgå här hur och när detta ska beskrivas, till exempel i delrapport eller slutrapport.]