Vägledning för projekt och projektarbetsplan

Första sidan innehåller information om hur du fyller i projektplanen. När du har gjort klart planen, radera den rödmarkerade texten, stödtext, eventuella kommentarer och annat innehåll som inte ska vara med.

Att tänka på

Rubrikerna på följande sidor är exempel på områden som bör beskrivas. Vilka rubriker och underrubriker som ska användas avgörs av projektets omfattning och behovet.

Riktlinjer för projekt i Umeå kommun finns på intranätet:
Dokument och styrning/Dokument-, språk och ärendehantering.

Användning av projektplan

Lite förenklat kan man säga att en projektbeskrivning beskriver ett projekts vad-frågor, det vill säga vad man vill göra eller åstadkomma. En projektplan ska beskriva projektets hur-frågor och är en mera detaljerad beskrivning av hur projektet ska genomföras. Den är ett arbetskontrakt utifrån vilka alla berörda arbetar.

Projektledaren upprättar planen, som kan godkännas av uppdragsgivaren och/eller en styrgrupp. Planen ska vara väl känd av alla projektdeltagare och andra berörda. För omfattade projekt som sträcker sig över lång tid kan det krävas årliga verksamhetsplaner.

Registrering och dokumentation av projekt

När beslut om direktiv och budget finns ska projekt alltid registreras i lämplig form i ett diarium eller på något annat sätt som förvaltningen har beslutat om. Det är oavsett om beslut har fattats av en nämnd eller en tjänsteman med stöd av delegation.

All dokumentation som behövs för att kunna följa projektet ska lagras på ett gemensamt ställe så att alla deltagare enkelt kan tillföra och ta del av dokument, och så att det enkelt går att följa upp projektet.

Om man har diariefört ett projekt, men sedan väljer att lagra löpande dokumentation på ett annat ställe under projekttiden, är det projektledarens ansvar att se till att den dokumentation som ska sparas diarieförs i samband med att projektet avslutas.

Projektplan för [Projektets namn]

Projektinformation

[Projektinformation ska alltid finnas med, men fylls i lämplig omfattning.]

Titel:	[Projektets namn]
Projekt:	[Huvudprojektets namn]	Diarienr/idnr: [XX]
Delprojekt:	[Delprojektets namn]	Idnr: [XX]
Beställare:	[Nämnd/förvaltning/person]
Version:	[0.0]
Upprättad av:	[Förnamn Efternamn]	Datum: [20XX-XX-XX]
Godkänd av:	[Styrgrupp/annan ansvarig]	Datum: [20XX-XX-XX]
Projektets webbplats:	[Sökväg/länk till eventuell projektplats på intranätet]

Förändringshistorik

[Förändringshistorik är viktig för att kunna följa ändringar och för att se att man har rätt versionen av dokumentet.]

Version:	Datum:	Förändringsorsak:	Signatur:
[0.1]	[20XX-XX-XX	[Första utkastet]	[Förnamn Efternamn]
[0.8]	[20XX-XX-XX]	[Tillägg efter ledningsmöte]	[Förnamn Efternamn]
[1.0]	20XX-XX-XX]	[Fastställt av styrgrupp]	[Förnamn Efternamn]
[1.1]	20XX-XX-XX]	[Reviderat av styrgrupp]	[Förnamn Efternamn]

Relaterade dokument

Version:	Datum:	Benämning:	Beslutsinstans:
[20XX-XX-XX]	[Rapport från förstudie av X]	[Stadsdirektör]
[Beslutsversion]	[20XX-XX-XX]	[Inriktningsmål och handlingsplan för X]	[Nämnd]

Beskrivning av aktiviteter

[Beskriv aktiviteter som ska genomföras utifrån uppdraget i projektbeskrivningen.

Stora och omfattande projekt med många aktiviteter kan behöva delas upp i ett huvudprojekt och i flera delprojekt med särskilt utsedda delprojektledare. Varje delprojekt ska ha tydliga målbeskrivningar av vad som ska uppnås och när delprojektet ska avslutas.]

Tidplan

[Gör en tidplan som anger när aktiviteter ska ske, när viktiga etapper ska vara klara eller när viktiga hållpunkter ska ha uppnåtts.]

Möten

[Ange tidplan för möten, mötesformer (fysisk/digitala möten med mera) för olika grupper/deltagare.]

Rapportering

[Ange när, hur och till vem del- och slutrapportering ska ske.]

Avgränsningar

[Ibland finns det anledning att precisera vad som inte ska ingå i ett projekt då projektet kan ha beröringspunkter med närliggande verksamheter eller aktiviteter. Det är för att förtydliga projektuppdraget och undvika missförstånd.]

Dokumentation

[Ange hur och var projektdokument lagras och förtydliga eventuellt ansvar för dokumentering.]

Resurser

[I projektbeskrivningen finns projektets budget och en översiktlig resursplanering. En mer detaljerad resursplanering behöver göras utifrån de aktiviteter som planeras. Planeringen kan omfatta fördelning av tidsåtgång (timmar), behov av externa resurser, pengar, lokalbehov, material med mera.]