Behandling av personuppgifter, stöd och omsorg

Det är Individ- och familjenämnden i Umeå kommun som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter i verksamheterna. Stöd och omsorg behandlar personuppgifter i samband med tillexempel, ansökningar och anmälningar om insats, planering och utförande av beviljade insatser eller i samband med kurser och anställningar.

Här ger vi övergripande information om de personuppgiftsbehandlingar som vi är personuppgiftsansvarig för.

Individ- och familjenämnden är en myndighet. Meddelanden som skickas till stöd och omsorg blir därför som huvudregel allmänna handlingar som diarieförs, registreras och som vid en begäran kommer att lämnas ut om uppgifterna inte omfattas av sekretess. Med andra ord kan personuppgifter komma att lämnas ut i enlighet med offentlighetsprincipen. Så länge det inte har en avgörande betydelse för sekretessbedömningen har stöd och omsorg ingen rätt att efterforska till vem uppgifterna lämnas ut.

Den behandling av personuppgifter som krävs enligt offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagstiftningen och förvaltningslagen för en korrekt hantering av Individ- och familjenämnden allmänna handlingar, och som sker med stöd av EU:s dataskyddsförordning anses nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

Individ- och familjenämnden behandlar uppgifter för att kunna handlägga ansökningar och anmälningar för att kunna ta beslut och för att kunna hantera eventuella överklaganden. Den rättsliga grunden för behandlingen är att den sker som ett led i Individ- och familjenämndens myndighetsutövning.

Individ- och familjenämnden behandlar uppgifter för att kunna planera, utföra och följa upp beviljade insatser, för administration som rör brukare/klienter, för att utveckla och säkra kvalitén i verksamheten, för administration som rör verksamheten, för att framställa statistik om social omsorg och för att lämna uppgifter till andra myndigheter när detta krävs enligt lag. Den rättsliga grunden för behandlingen är uppgift av allmänt intresse.

Dataskyddsförordningen (GDPR)

Individ- och familjenämnden behandlar uppgifter för att kunna planera, utföra och följa upp hälso- och sjukvårdsinsatser, för administration som rör patienter, för att utveckla och säkra kvalitén i verksamheten, för administration som rör verksamheten, för att framställa statistik om hälso- och sjukvården och för att lämna uppgifter till andra myndigheter när detta krävs enligt lag. Den rättsliga grunden för behandlingen är uppgift av allmänt intresse.

Patientlagen (PdL)

Laglig grund

Individ- och familjenämnden behandlar uppgifter för att kunna föra journal, planera, utföra och följa upp insatser, för administration som rör patienter, för att utveckla och säkra kvalitén i verksamheten, för administration som rör verksamheten, för att framställa statistik om hälso- och sjukvården och för att lämna uppgifter till andra myndigheter när detta krävs enligt lag.

Du som patient kan samtycka till att dina personuppgifter lämnas till regionalt- eller nationellt kvalitetsregister. Om du som patient ångrar ditt samtycke så har du rätt att få dina personuppgifter om dig själv raderade ur registret.

Dina rättigheter enligt PdL

Du rättigheter enligt patientdatalagen. Det gäller rätt till insyn, att så snart som möjligt få ta del av dina journalhandlingar och andra uppgifter som rör dig. Rätt till rättelse under vissa förutsättningar och rätt att få information om de uppgifter vi har om dig.

Du har också, under vissa förutsättningar, rätt att få din patientjournal raderad. Ansökan om att förstöra journalen görs till Inspektionen för vård och omsorg.

Individ- och familjenämnden behandlar uppgifter för att kunna utreda och avgöra om den som anmält intresse för att bli t. ex kontaktperson, ledsagare, familjehem, arvoderad anhörigvårdare, är lämplig för aktuellt uppdrag, för administration som rör uppdragstagaren, för att utveckla och säkra kvalitén i verksamheten, för administration som rör verksamheten, för att framställa statistik om stöd och omsorg och för att lämna uppgifter till andra myndigheter när det krävs enligt lag. Den rättsliga grunden för behandlingen är uppgift av allmänt intresse.

Individ- och familjenämnden behandlar uppgifter för att kunna lämna ut de till Socialstyrelsen i enlighet med nationella lagar, förordningar och föreskrifter. Den rättsliga grunden för behandlingen är rättslig förpliktelse.

Individ- och familjenämnden behandlar uppgifter för att kommunicera med den som lämnar in ett klagomål. Ibland sker det även med en kontaktperson för den klagomålet gäller och för att handlägga ärendet. Den rättsliga grunden för behandlingen är uppgift av allmänt intresse.

Individ- och familjenämnden behandlar uppgifter för att anmäla bidragsbrott, hot, våld och skadegörelser till polismyndigheten.

Individ- och familjenämnden behandlar uppgifter även för att kunna fullfölja nämndes skyldighet att underrätta andra myndigheter bl. a Skatteverket, Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten.

Den rättsliga grunden för behandlingarna är uppgift av allmänt intresse.

Individ- och familjenämnden behandlar uppgifter för att kunna fakturera och för att kunna betala fakturor. Den rättsliga grunden för behandlingen är uppgift av allmänt intresse.

Individ- och familjenämnden behandlar uppgifter i samband med anmälan till våra kurser. Behandlingen sker för att administrera kursanmälan och för att följa upp nämndens kurser. Den rättsliga grunden för administrationen av kursanmälan är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med anmälan. Rättslig grund för behandlingen som sker i samband med uppföljningen är att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Individ- och familjenämnden behandlar personuppgifter i samband med att en ansökan om arbete skickas in till Individ- och familjenämnden. Personuppgifterna behandlas för att Individ- och familjenämnden ska kunna administrera ansökningarna och tillsätta tjänsten. Behandlingen för tillsättning av tjänsten sker som ett led i Individ och familjenämndens myndighetsutövning och övrig behandling för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Individ- och familjenämnden behandlar uppgifter för att kommunicera med den som lämnar in en fråga. Den rättsliga grunden för behandlingen är uppgift av allmänt intresse.

De som kan ta del av dina personuppgifter

Stöd och omsorg kan komma att dela dina personuppgifter med tredje part, förutsatt att vi är skyldiga enligt lag, till exempel enligt offentlighetsprincipen. Mer information finner du under fliken, Offentlighetsprincipen.

De medarbetare hos stöd och omsorg som kommer att ta del av personuppgifterna behöver det för att utföra sina arbetsuppgifter.

I vissa fall använder sig stöd och omsorg av personuppgiftsbiträden. De personuppgiftsbiträden som anlitas får endast behandla personuppgifter i enlighet med de ändamål och instruktioner som stöd och omsorg har lämnat för behandlingen. Biträdet och de som agerar under biträdets ledning får vidare aldrig ta del av fler uppgifter än vad som krävs för utförande av den tjänst som avtalet med stöd och omsorg omfattar. När personuppgifter ska behandlas av ett personuppgiftsbiträde upprättas ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal. Stöd och omsorg använder personuppgiftsbiträden för olika typer av tjänster som digitala-, IT- och analogatjänster.

Period under vilken personuppgifterna kommer att lagras

Som kommunal myndighet är utgångspunkten enligt arkivlagstiftningen att myndigheten ska bevara allmänna handlingar. Stöd och omsorg följer dessa regler om bevarande och gallrar allmänna handlingar i enlighet med gällande gallringsregler och beslut. Personuppgifter som inte ingår i en allmän handling sparas endast så länge de är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för. Handlingar som inte är att ses som allmänna är exempelvis utkast till beslut och minnesanteckningar som inte har arkiverats. När ett ärende har slutbehandlats görs en bedömning av vad som enligt arkivlagstiftningen ska bevaras i ärendet. Handlingar som innehåller personuppgifter och som inte ska bevaras raderas eller rensas på personuppgifter.

Ansökningshandlingar som inte avser den som har fått tjänsten gallras två år efter att ansökan inom Individ- och familjenämnden.

Handlingar av ringa eller tillfällig betydelse gallras i regel direkt eller senast efter två månader.

Av Individ- och familjenämnden dokumenthanteringsplan framgår gallring och bevarande i stöd och omsorg.

Dina rättigheter som registrerad

Du har rätt att få ut information om de uppgifter vi har om dig, begära rättelse och begära att behandlingen begränsas. Beroende på den lagliga grunden för behandlingen kan du också ha rätt att begära överföring, invända mot behandlingen eller begära radering. För att göra något av detta kan du kontakta kommunens dataskyddsombud via e-post, dataskyddsombud@umea.se eller via brev, Dataskyddsombud, Umeå kommun, 901 84 Umeå.

Du kan läsa mer om dina rättigheter på Personuppgifter och dataskydd - Umeå kommun (umea.se) Länk till annan webbplats.

Om du har klagomål

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) är tillsynsmyndighet över Individ- och familjenämnden personuppgiftsbehandlingar. Det är också dit du ska vända dig om du har klagomål på hur Individ- och familjenämnden behandlar dina personuppgifter.

Du hittar kontaktuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) på deras webbplats www.imy.se Länk till annan webbplats.

Sidan publicerades