Sammanträde

Sammanträdesdagar för kommunfullmäktige och nämnder: Möten, handlingar och protokoll

Kallelse med möteshandlingar publiceras digitalt i Firstagenda.

Kallelsen innehåller

• tid och plats
• vilka ärenden som ska behandlas
  
• beslutsunderlag.

Nämnder

Kallelse till ett sammanträde publiceras senast tre dagar innan sammanträdet.

Både ledamöter och ersättare får kallelse till sammanträde. Ledamöter förutsätts delta och behöver inte meddela sin närvaro.

Nämndsekreterare meddelar via mejl när kallelse finns att läsa.

Kommunfullmäktige

Kallelse publiceras senast en vecka före sammanträdet i Firstagenda.

Ett andra utskick sker fredag innan sammanträdet då interpellationssvar, anmälningar och valärenden publiceras.

Kommunkansliet meddelar via mejl när kallelse finns att läsa.

Både ledamöter och ersättare får kallelse till sammanträde. Ledamöter förutsätts delta och behöver inte meddela sin närvaro.

Nämnder

Kan du som är ledamot inte delta på ett sammanträde ska du kontakta en ersättare som kan tjänstgöra i stället. Ersättare ska kontaktas utifrån en förbestämd ordning, så kallad inkallelseordning.

I nämnder kan ersättare från andra partier tjänstgöra för en ledamot. Det är för att säkerställa att nämnden är beslutsför.

Kommunfullmäktige

Kan du som är ledamot inte delta på ett sammanträde ska du så snart som möjligt meddela det till kommunkansliet. Kommunkansliet kallar då in en ersättare.

I kommunfullmäktige är det endast ersättare från samma parti som kan tjänstgöra för en ledamot.

Nämnder

Ersättare får närvara på ett nämndssammanträde även om ersättaren inte tjänstgör.

När ersättare tjänstgör har hen lika rättigheter som ordinarie ledamot, det vill säga när det gäller yrkanden, reservationer.

Ersättare får alltid tillgång till möteshandlingarna oavsett om hen ska tjänstgöra eller inte.

I utskott får ersättare närvara när hen tjänstgör.

Kommunfullmäktige

Ersättare kan närvara på ett sammanträde även om hen inte ska tjänstgöra som ledamot.

Anmäl din närvaro till kommunkansliet. Kommunkansliet kontaktar dig om det blir aktuellt med tjänstgöring.

Anmäl din närvaro, gäller kommunfullmäktige

Ledamöter, tjänstgörande ersättare och närvarande ersättare som inte tjänstgör ska logga in i Quickchannel senast klockan 08.00.

Sittplacering

I kommunfullmäktige har varje ledamot en bestämd plats i fullmäktigesalen. Tjänstgörande ersättare sätter sig på den plats som den ledamot man tjänstgör för skulle ha suttit på.

Nämnderna har egna rutiner för sittplacering.

Upprop

Sammanträdes inleds med att sekreteraren kontrollerar vilka ledamöter som närvarar och informerar om vilken ersättare som tjänstgör om ledamot är frånvarande.

Justering av protokoll

Nämnden väljer en ledamot som tillsammans med ordföranden justerar protokollet i efterhand. Justeringen sker i huvudsak digitalt med bank-ID.

Ärendets behandling

Ärendena behandlas i den ordning de kommer i kallelsen.

Ett ärende behandlas genom att ordföranden redovisar förslag till beslut. Därefter lämnar ordföranden ordet fritt vilket innebär att ledamöterna kan lägga egna förslag.

Begär ordet, yttra sig på mötet

När en ledamot yttrar sig i nämnd eller kommunfullmäktige är det viktigt att hålla sig till det aktuella ärendet. Om man frångår ämnet kommer ordförande att säga till.

I nämnderna räcker den som vill tala upp handen, ordförande noterar och fördelar ordet i den ordning ledamöterna har räckt upp handen. Ledamöter och ersättare som inte tjänstgör får yttra sig.

I kommunfullmäktige begär du ordet i Qucikchannel. Ordet kan begäras så snart ärendet man vill tala i har kommit upp som ”pågående ärende” på projektorbilden. Namn listas i den ordning orden begärs.

Yttrandena sker från talarstolen och talartiden är högst 5 minuter.

Begär replik i kommunfullmäktige

Du som vill ha replik på aktuell talare trycker på knappen där det står ”Replik”. Personens namn kommer då upp på en särskild lista för replik. Repliker sker från ledamotens plats.

Yrkanden

Ledamöterna kan lägga alternativa förslag till beslut (yrkanden). Läs mer under stycket Sammanträdesteknik.

Propositionsordning

När alla har talat klart och inga fler ledamöter har begärt ordet ska nämnden fatta beslut.

Ordförande frågar nämnden vilket yrkande som ska bli nämndens beslut. Därefter klargör ordförande vilket yrkande som blir nämndens beslut.

Omröstning

Om du vill säkerställa vilket yrkande som stöds av flest ledamöter kan du ropa "votering". Det måste du göra innan ordföranden hinner bekräfta beslutet med ett klubbslag.

På ordförandens uppmaning registrerar du sedan din röst genom att svara ja, nej eller avstår. Om du avstår i en omröstning innebär det att du inte har deltagit i beslutet.

Reservation

Du har rätt att reservera dig mot ett beslut för att visa att du inte håller med om det som har beslutats. Du kan bara reservera dig om du har varit med i beslutet.

Efter sammanträdet

Protokollet från sammanträdet läggs ut på kommunens webbplats när det är justerat.

Nämndsekreteraren ombesörjer att arvode och eventuella ersättningar betalas ut. En förutsättning är att du har lämnat in intyg för inkomstbortfall och kvitto för parkering.

Yttranderätt

Nämnder

Ledamöter och ersättare har rätt att yttra sig i alla ärenden som behandlas i nämnden.

Kommunfullmäktige

Utöver ledamöter har även revisorer och ordföranden i nämnd vars verksamhetsområde ärendet berör rätt att yttra sig.

I kommunfullmäktiges arbetsordning (Reglementen och arbetsordningar) finns mer information om vilka som har yttranderätt vid kommunfullmäktiges sammanträden.

Yrkanden

Ledamöter kan lägga alternativa förslag till beslut (yrkanden).

Materiella yrkanden

• Bifall/avslag: Instämmer/instämmer inte i förvaltningens (tjänsteskrivelsens), utskottets eller nämnds förslag.
• Ändring: Ledamoten begär en ändring i ett förslag. Till exempel ett bidrag i ett förslag är 20 000 kronor och ledamoten vill ändra det till 15 000 kronor.
• Tillägg: Ledamoten vill att nämnden ska besluta något ytterligare i ärendet och begär då ett tillägg.

Formella yrkanden

• Återremiss: Ärendet ska återgå till förvaltningen för ytterligare utredning. Detta yrkande ska alltid motiveras.
• Bordläggning: Ärendet pausas och tas upp på kommande sammanträde. Ingen handläggning sker under tiden.

Behandling av yrkanden (propositionsordning)

Ordförande behöver ta reda på vilket yrkande som ska bli nämndens beslut. Ordföranden lägger därför fram förslag till beslut, det som kallas för att ställa proposition på yrkandena.

Formella yrkanden behandlas alltid först, därefter sakyrkanden och tilläggsyrkanden.

Formella yrkanden: bordläggning, återremiss
Sakyrkanden: bifall, avslag eller ändring till ett förslag, tillägg till förslag

Du ropar ja eller nej beroende på vilket förslag du stödjer. Ordföranden avgör om ja-
eller nej-rösterna har majoritet och bekräftar beslutet genom ett klubbslag. Det här sättet kallas för acklamation.

Omröstning

Om ledamoten vill säkerställa vilket förslag som stöds av flest ledamöter kan ledamoten begära votering. Det måste göras innan ordföranden hinner bekräfta beslutet med ett klubbslag.

Omröstningen går till så att sekreteraren ropar upp ledamöter och tjänstgörande ersättare som får säga ”Ja” eller ”Nej” eller "avstår" till det yrkande man stödjer. Sekreteraren antecknar svaren. Ordförande avger alltid sin röst sist.

När rösterna är räknade fastställer ordförande beslutet som har fått flest röster.

Hur ledamöterna har röstat framgår sedan av protokollet.

Avstå från att delta i beslut

En ledamot kan välja att inte delta i ett beslut, om inte ärendet gäller myndighetsutövning mot enskild (då måste hen delta).

Det ska anmälas på sammanträdet innan beslutet fattas.

Ordföranden kan inte avstå från att delta i ett beslut om ordförandens röst krävs för att avgöra ett ärende.

Reservation

Ledamöter kan få redovisat i protokollet om de ogillar ett beslut. En reservation innebär att ledamoten inte blir juridiskt ansvarig för beslutet. Reservation får bara göras av ledamöter och tjänstgörande ersättare.

Exempel:

Ledamot: ”Ordförande! Jag reserverar mig till förmån för eget yrkande/person A:s förslag.”

Reservation ska anmälas innan sammanträdet avslutas.

Återremiss och bordläggning

Bordläggning

Bordläggning av ett ärende innebär att nämnden skjuter på beslut i ett ärende till ett kommande sammanträde. Om ett ärende bordläggs så kommer det inte att ske någon handläggning av ärendet innan nästa sammanträde. Ärendet förblir orört.

Återremiss

Om ett ärende återremitteras är det något i beslutsunderlaget som nämnden inte är nöjd med.Nämnden vill att något ska göras innan beslut i ärendet kan fattas.

Ett ärende ska återremitteras om det begärs av minst hälften av ledamöterna. En återremiss ska alltid motiveras så att det beredande organet vet vad som behöver utredas.

Minoritetsåterremiss

I kommunfullmäktige kan en minoritet begära återremiss, en tredjedel av ledamöterna ska då rösta för en återremiss. Beslut om minoritetsåterremiss ska motiveras för att tydliggöra vad det beredande organet ska utreda.

En minoritetsåterremiss kan endast ske en gång per ärende.